De nieuwe ijs- en skeelerbaan van de Almeerse SchaatsVereniging (ASV)
Voorgeschiedenis
In maart 1984 is de ASV opgericht. Vanaf de oprichting heeft de club zich ontwikkeld van een kleine groep van 20 licentierijders tot een vereniging met een kleine 500 leden bestaande uit jeugd-, recreatie- en wedstrijdschaatsers. In 1996 is door middel van de SSA (Stichting Schaatsfaciliteiten Almere) de landijsbaan aan de Bachweg (De Pinguïn) gerealiseerd. De SSA heeft ook een rapport ‘Op weg naar een Almeerse kunstijsbaan’ het licht doen zien, met de intentie om in Almere Poort t.z.t. een 400 m-kunstijsbaan te realiseren. In 1998 is er een Almeerse skeelerroute gerealiseerd. In 2004 heeft het kunstijsbaantje aan het Schipperplein de vereniging nieuwe impulsen gegeven, m.n. voor het doelgroepenschaatsen. In maart 2007 verscheen het rapport ‘Een skeelerbaan in Almere’ welke opgesteld is door de werkgroep skeelerbaan. De werkgroep schatte - na gedegen onderzoek - de mogelijkheden van de aanleg en exploitatie van een ijs- en skeelerbaan op de locatie van de landijsbaan positief in adviseerde het bestuur van de ASV om - bij totstandkoming van de baan - het skeeleren als volwaardige sport volledig te integreren binnen de bestaande schaats-vereniging. In 2008 is de locatie van de landijsbaan door de gemeente gebruikt om er extra hockeyvelden aan te leggen. Vanaf dat moment is de voorbereiding van een daadwerkelijke ijs- en skeelerbaan ter hand genomen, hetgeen uitmondde in een besluit van de gemeenteraad d.d. 23 juni 2011 om in te stemmen met de realisatie van de ijs- en skeelerbaan op het Fanny Blankers-Koensportpark (400 m combibaan voor inline skaten en schaatsen en een 200 m skeelerpiste met oplopende bochten). De besteksvoorbereiding is verricht door Ingenieursbureau Oranjewoud. Op 14 juli vond de aanbesteding plaats en vanaf 15 augustus zou aannemer Van Kessel uit Buren kunnen starten met de aanleg van de baan maar door noodzakelijke besteks-aanpassingen en de aanvankelijk mindere weersomstandigheden is pas op 7 september daadwerkelijk begonnen met de uitvoering. Oorspronkelijk was het de bedoeling om de baan uiterlijk 1 december op te leveren, maar mede door de aangegeven vertraging is de oplevering uitgesteld tot 1 februari 2012. Op 14 oktober is het bouwbord officieel onthuld door de wethouder sport die op 2 december ook nog een bezoek aan de baan bracht. De aanleg verloopt voorspoedig en de baan ligt er inmiddels fantastisch bij. Binnen enkele weken kan de 400 m-baan in principe gebruikt worden om er - bij voldoende vorst - op te schaatsen. In april 2012 zal het skeelerseizoen van start kunnen gaan met activiteiten die onze vereniging wederom nieuwe impulsen zal geven.
Activiteiten binnen ASV m.b.t. de ijs- en skeelerbaan
Vanzelfsprekend is de huidige aanleg en toekomstige exploitatie een terugkerend aandachtspunt binnen het bestuur van de club. Daarnaast vinden vele activiteiten plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Commissies zetten deze activiteiten uit en behoeven hierin een zekere zelfstandigheid en daadkracht. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de wijze waarop onze club bezig is met de ijs- en skeelerbaan. Daarbij staan een aantal van de hiervoor bedoelde commissies, maar daarnaast zijn er tal van andere overlegvormen ten einde de realisering van de baan tot een goed einde te brengen en de baan straks goed te kunnen beheren en exploiteren. Ten einde de leden van ASV op de hoogte te houden van de vorderingen is er na afloop van de ledenvergadering op 13 juli - aan de hand van de ontwerptekening - informatie verstrekt over het project en wordt er op de website voortdurend nieuwe informatie aangeleverd; tevens zijn er een aantal rondleidingen verzorgd. Op 14 december is er een extra ledenvergadering teneinde de leden te informeren over de gang van zaken, de voorbereiding van het beheer en de exploitatie van de door ASV van de gemeente Almere te huren ijs- en skeelerbaan en de ontwikkeling van een clubgebouw.
De activiteiten van de diverse commissies en andere overlegvormen die zich met de ijs- en skeelerbaan bezig houden worden hieronder successievelijk beknopt behandeld.
Skeelerbaancommissie
De skeelerbaancommissie houdt zich bezig met de voortgang van de realisatie van de ijs- en skeelerbaan en de voorbereiding van het beheer en de exploitatie. Alle zaken die daarover in andere overlegvormen (zie hierna) worden besproken komen hierin centraal aan de orde.
Bouwvergaderingen
ASV krijgt informatie in de bouwvergaderingen over de voortgang van de aanleg van de baan. Over wijzigingen in het bestek (opbouw baan, boarding, hekwerk, etc.) wordt met ASV afgestemd. Tevens zijn er onderdelen in het werk waarvoor onze club uiteindelijk de factuur krijgt: de start- en finishboog en de tijdwaarneming.
Overleg INNO Sportlab
KNSB, INNO Sportlab (NOC*NSF), ASV en een vloerenbedrijf zijn in gesprek om te kijken of er een coating op de 200 m skeelerpiste gerealiseerd kan worden, mede ten behoeve van internationale wedstrijden. Daartoe zal er eerst onderzoek worden gedaan naar de samenstelling van een dergelijke coating, waarbij snelheid, grip en veiligheid de uitgangspunten zijn.
Landijsbaancommissie
Er is een nieuwe landijsbaancommissie ingesteld die verantwoordelijk is voor een goede gang van zaken op de ijsbaan in perioden van vorst. Er ligt inmiddels een concept-draaiboek dat nog verder uitgewerkt wordt. Daarbij wordt een structuur opgezet waarbij de verantwoordelijkheden duidelijk zijn toebedeeld aan de leden van de commissie en andere (nog te werven) vrijwilligers. De commissie zal ook inventariseren welke (extra) onderhoudsmaterialen nodig zijn.
Skeelercommissie
Naast de organisatie van de huidige reguliere activiteiten houdt de skeelercommissie zich bezig met de programmering van de skeelerbaan met ingang van het skeelerseizoen 2012.
Overleg gemeente
Er is regelmatig overleg met de gemeente over zaken die betrekking hebben op de baan, het clubhuis, het huurcontract, de door de vereniging te financieren onderdelen van de baan, alsmede de noodzakelijke tijdelijke voorzieningen.
Overleg KNSB
Met de KNSB is er intensief contact over de vereisten waaraan de baan moet voldoen, de mogelijke upgrading van de baan, alsmede over de in de toekomst te organiseren (internationale) evenementen.
Werkgroep risicoanalyse
De werkgroep risicoanalyse zal op 30 januari 2012 bij elkaar komen om - gerelateerd aan de ingebruikname van de baan - de mogelijke risico’s voor de vereniging inzichtelijk te maken en voorstellen doen om daarop te anticiperen.
Openingscommissie
We willen de baan graag officieel openen op 21 april 2012. Inmiddels is er een openingscommissie, waarvoor een aantal vrijwilligers zich heeft gemeld, die zich - mede in overleg met gemeente en KNSB - bezig houdt met de voorbereiding van dit voor de ASV historische moment.
Dit is in vogelvlucht - dus niet compleet - waar de ASV in relatie tot de baan mee bezig is. Daarnaast spelen er ontwikkelingen die voor de vereniging in totaliteit, maar ook in relatie tot de baan, van belang zijn, t.w. de organisatiestructuur van de vereniging, het draagvlak-onderzoek, onderzoek vrijwilligersbeleid en het communicatieplan.
Organisatiestructuur
De structuur van de organisatie zal - mede in relatie tot de ijs- en skeelerbaan - in een organogram worden opgezet. Daarbij komen een aantal zaken aan de orde als: welke taken zijn er te verrichten, naar wie zijn wij op zoek, wie wil wat doen, wat is bezet en wat niet, vacatures en werving. Maar ook: welke projecten hebben we lopen, wat zijn de issues, beslispunten en planning, hoe zijn de projecten gestructureerd/georganiseerd naar de toekomst toe, wie is verantwoordelijk en waar liggen de risico’s. Dit zal de komende maanden verder worden uitgewerkt.
Notitie realiseren draagvlak
Er is een uitgebreide notitie opgesteld over het realiseren van draagvlak voor de skeelerbaan, waarbij de aantrekkelijkheid van de baan voor een aantal sectoren van de samenleving wordt behandeld met daaraan gekoppeld het beoogde resultaat en de door ons te ondernemen acties. Daarbij is ingegaan op het belang voor ASV, de sport, het bedrijfsleven, het onderwijs, de gezondheidszorg, de politiek, de gemeente, alsmede het toerisme. Uit de veelheid van voorstellen is vooralsnog gekozen om allereerst aan de slag te gaan met de verankering van de skeeleractiviteiten in de vereniging (volwaardig onderdeel van de vereniging) en een goede structuur (zie hiervoor), realiseren van lessen en evenementen, het bedrijfsleven attenderen op en betrekken bij de skeelerbaan in relatie met sponsoring. Wat het laatste betreft gaat een groepje aan de slag met de voorbereiding van een bijeenkomst in de businessclub van Almere City FC (naast onze baan) met als doel om nieuwe sponsors/partners voor ASV te werven.
Onderzoek vrijwilligersbeleid
In het kader van een afstudeerproject is een enquete gehouden onder de leden. De uitkomsten van de enquete zijn op 8 juni gepresenteerd. Duidelijk is dat het inschakelen van vrijwilligers binnen onze vereniging van levensbelang is. Er zal dan ook niet nagelaten worden om blijvend een beroep op de leden te doen.
Communicatieplan
Via de Beursvloer van Almere zijn we in contact gekomen met een Almeerse communicatie-bureau dat voor onze vereniging een compleet communicatieplan wil opstellen, dat in een later stadium in beheer gaat komen van een ASV-communicatiemedewerker (profiel hiervan dient nog aangemaakt te worden).
Baan en clubgebouw
Alle voorgaand beschreven activiteiten dienen er toe te leiden dat we straks de ijs- en skeelerbaan op een goede wijze kunnen exploiteren. Nog niet alle financiële items zijn volledig bekend en duidelijk, maar we zijn al een eind op weg. De penningmeester kan daarover een toelichting geven.
De bedoeling van deze extra ledenvergadering is om de leden te informeren over de huidige stand van zaken en om - als bestuur - groen licht te krijgen voor de verdere ontwikkeling van deze voor ASV zo belangrijke accommodatie, t.w. de exploitatie van de ijs- en skeelerbaan en de ontwikkeling van een clubgebouw. Daarvoor wordt onderstaande informatie verstrekt.
Algemeen
In voorbereiding is de begroting 2012-2013 welke door de ingebruikname van de ijs- en skeelerbaan zal afwijken van eerdere begrotingen. Er zijn enkele uitgangspunten geformuleerd die voor de samenstelling van de begroting van belang zijn:
• de trainersvergoedingen worden meegenomen in de tarieven;
• de algemene kosten worden nader gedefinieerd;
• elke activiteit moet zich in principe zelf bedruipen, met daarbij een opslag;
• wie meer gebruikt betaalt ook iets meer;
• uit activiteiten moet iets extra’s komen t.b.v. algemene kosten e.d;
• de contributie moet laagdrempelig blijven
• er is één soort lidmaatschap, zoals nu maar dan voor skeeleren en schaatsen (na verloop van tijd evalueren)
• een lid kan vrij schaatsen bij natuurijs en een aantal keren vrij skeeleren;
• de kosten van een gebruiksuur van de baan zal worden berekend en in de tariefstelling naar derden worden gehanteerd;
• rekening houden met inkomsten uit reclame;
• tarieven bepalen en vaststellen.
Beheer en exploitatie van de ijs- en skeelerbaan
Ten einde tot een exploitatie-opzet te komen is de programmering van de skeelerbaan nader uitgewerkt. Er ligt een voorstel voor de te hanteren tarieven en op basis daarvan zijn de inkomsten geraamd.
Voorbereidingen realiseren van een clubgebouw
Uitgangspunt was dat de gemeente voor de ASV en Pitch & Putt een gezamenlijk gebouw zou realiseren. De gemeente heeft op 12 december j.l. aangegeven dat dit uitgangspunt - vanwege de risico’s - is verlaten. De gemeente is bereid het voor het ASV-gedeelte gereserveerde bedrag aan onze club beschikbaar te stellen om een eigen accommodatie te realiseren. Deze optie zal onderzocht worden, alsmede de optie om samen met Pitch & Putt een gebouw te realiseren (hetgeen vooralsnog de voorkeur heeft). Voordeel van samenwerking met P&P is dat de horeca voor ons geregeld is in een aantrekkelijke ruimte. Wel dienen afspraken gemaakt te worden over verdeling van de winst uit horeca tussen P&P en ASV. Na eerdere contacten met P&P is er een programma van eisen opgesteld c.q. een overzicht van de ruimtebehoefte. Met de gemeente is afgesproken dat we - zolang er nog geen definitief gebouw is - we gebruik kunnen maken van tijdelijke voorzieningen zoals een bouwkeet (8 x 3 m), onze eigen porto-cabin en container.
Parkeervoorzieningen
Vooralsnog zal gebruik moeten worden gemaakt van parkeervoorzieningen in de directe omgeving (o.a. bij Almere City FC). De parkeergelegenheid behorend bij onze voorziening zal in de tweede helft van 2012 worden aangelegd.
Vervolg
De eerstvolgende reguliere algemene ledenvergadering (ALV) is gepland op 9 mei 2012. Indien nodig kan er tussentijds nog een extra ALV gehouden worden.
